Informatie 2020

Inloggen
Engels | Nederlands | Frans

Blijf op de hoogte

Niemand volgt dit.

Archiveren by design! wie weet er meer?

    Fieke Krikhaar
    • iedereen (publiek zichtbaar)

    Archiveren by design! wie weet er meer?

    Gestart door Fieke Krikhaar 14 dagen geleden Reacties (13)

    Andre Plat (KING) publiceerde even geleden op dit kennisplatform een set sheets over archiveren by design. Dit interessante concept komt in een paar staccato sheets niet echt tot zn recht. Wie kan iets meer vertellen over dit onderwerp en wat we ermee zouden kunnen doen?

    Reacties

      • Erik Saaman
        Erik Saaman 14 dagen geleden

        Archiveren by design betekent dat de maatregelen die nodig zijn om aan de Archiefwet te voldoen, genomen worden op het moment dat nieuwe informatiesystemen ontwikkeld worden. Dat betekent dat bij het ontwerp van een informatiesysteem al rekening gehouden wordt met de eisen uit de Archiefwet. Vandaar 'by design'.

        Implicatie hiervan is dat de ontwerpers van informatiesystemen op te hoogte moeten zijn van de eisen die archivering stelt aan het beheer van informatie. En ze moeten in staat zijn deze eisen om te zetten naar goede ontwerpkeuzes.

        Met ontwerpers bedoel ik iedereen die op de één of andere manier vakmatig betrokken is bij het maken van het ontwerp van een informatiesysteem. Zoals architecten, business analisten, informatiemanagers, adviseurs, etc. Deze ontwerpers zijn meestal geen kenners van het vakgebied archiveren en gebruiken zo hun eigen taal en methodes. Als we daarbij willen aansluiten (en dat moeten we!), dan zullen we de archiveringskennis moeten vertalen naar een voor de ontwerpers bruikbare vorm. Een mooie uitdaging.

        • Yvonne Welings
          Yvonne Welings 14 dagen geleden

          Niet echt het antwoord op je vraag, maar het nieuwe GIBIT bevat eisen met betrekking tot archivering. Het zou fijn zijn wanneer andere bestuurslagen dit voorbeeld gaan volgen. De verwachting ten aanzien van GIBIT moet overigens niet te hoog zijn. Je ziet nu al dat leveranciers van systemen GIBIT geheel negeren en wanneer er niets anders op de markt is, bestaat er een enorme leveranciersafhankelijkheid. Je ziet dat vaak bij personeelssystemen.

          Maar ook de wetgever zadelt gemeenten vaak op met onmogelijkheden om te archiveren. Een goed voorbeeld zijn de digitale bestemmingsplannen sinds de introductie van de wet WRO.

          Laten we hopen dat bij deze kabinetsformatie we wat de archiefwereld betreft, van het Ministerie van O.C. en W. afscheid kunnen nemen en aan kunnen sluiten bij BZK.

          • Frans Smit
            Frans Smit 13 dagen geleden

            nav reactie van Erik: ... en precies daarom werk ik in het CIO Office van mijn gemeente :-)

            een van de resultaten is dat ik samen met de privacy officer en de security officer een "governance framework" (sorry voor dit lelijke nederlands) ontwikkel voor het beschermen, beveiligen en beheren van informatie (de "3 B's"). We zien die dus niet als separate uitdagingen, maar als 1 integrale en complexe problematiek voor de organisatie. We proberen het "framework"zo in te richten dat het voor de organisatie zo min mogelijk bureaucratische (over-)last geeft. De link met een onderwerp als business intelligence is trouwens overduidelijk.

            Het vergt, zoals Erik al zeer terecht schrijft, veel kennisuitwisseling en onderling leren tussen de informatiebeheer officer (dat ben ik), de information security officer, de privacy officer en de architecten.  Ik vind het geweldig boeiend om mee te maken.

            Bij belangstelling kan ik op dit platform daar wat meer over delen. Dat geeft misschien ook meer diepte aan een term als Archiveren by Design, dat zonder verdere verdieping gebakken lucht is, en blijft.

             

            • Robbert Jan Hageman
              Robbert Jan Hageman 13 dagen geleden

              Frans, ik ben vast niet de enige die geïnteresseerd is in dat 'governance framework'. Is dat een generiek kader? En hoe past 'archivering' daar concreet in? In hoeverre gebruiken jullie daarbij de DUTO-eisen en/of KIDO? En wat is de gemeenschappelijke taal?

              • Fieke Krikhaar
                Fieke Krikhaar 13 dagen geleden

                Heel graag Frans Smit! Dit lijkt mij de manier om 'gehoord' te worden door andere onderdelen van de organisatie. Als zij zien dat jullie een gemeenschappelijk belang hebben dan bereik je je doel veel makkelijker, dat vind ik het mooie van dit archiveren by design begrip.

                Ook graag hoor ik meer over het organisatorische aspect. Zitten jullie bijvoorbeeld allemaal in de CIO office of niet? en zo niet, hoe bouw je effectief ene goede relatie op?

                • Frans Smit
                  Frans Smit 13 dagen geleden

                  Ja dat wil ik wel, ik moet daar wel de tijd voor vinden. Ik kan bijv een ppt maken van wat we in Almere doen en hoe we eea aan het inrichten zijn. Op basis daarvan kan ik dan reageren op bijv de vragen van Robbert Jan. Is dat iets waar jullie/nog meer anderen wat aan kunnen hebben?

                  Overigens heb ik eerder dit jaar een wat abstrahender stuk over eigenlijk hetzelfde onderwerp geschreven in het Archievenblad. Dat is wellicht ook (nog) interessant om hier te plaatsen, in welke vorm dan ook.

                  Tenslotte: ik ben er behoorlijk van overtuigd geraakt dat de DUTO-methodiek goed doortimmerd in elkaar zit en het "by design"-denken goed vertaalt naar een concrete werkwijze.  

                  • Fieke Krikhaar
                    Fieke Krikhaar 13 dagen geleden

                    Fijn, kijk maar wanneer je die tijd hebt. Alle informatie is nuttig.

                    Leden van de andere platforms zullen dit ook boeiend vinden (en kunnen deze discussie ook volgen, alles is openbaar) en uiteraard veel mensen buiten deze paar honderd platformgangers.

                    Ik kan me dan ook voorstellen dat we over dit onderwerp eens een fysieke bijeenkomst organiseren?
                    ** Graag hoor ik ook van anderen die met dit onderwerp bezig zijn in welk gremium ze dat doen. Dan kunnen we iets samen organiseren bijvoorbeeld!

                    • Fieke Krikhaar
                      Fieke Krikhaar 13 dagen geleden

                      Roland Bisscheroux  en  Erik Saaman zie de opmerking van Frans Smit over DUTO. Misschien iets mee doen in het kader van jullie plannen om rond DUTO een bijeenkomst te organiseren.

                      • Frans Smit
                        Frans Smit 13 dagen geleden

                        Archivarissen in vloeibare tijden; over de effectiviteit van wat we doen. 

                        Dit is het artikel uit het Archievenblad waar ik het eerder over had.

                        • André Plat KING
                          André Plat KING 13 dagen geleden

                          Samen weten we een boel zinnige opmerkingen te maken. De staccato sheets delen, zie eerdere activiteit, behoeft m.i. dan ook een verwijzing naar de discussie daar en niet alleen naar de sheets.

                          GIBIT verwijzing die Yvonne Welings in deze disccussie deed is belangrijke aanzet in de context van 'design'. Gemeentelijke opdrachtgevers van bestaande en nieuwe ICT leveringen kunnen door GIBIT te gebruiken als verdieping op ARVODI de archieffunctie bij aanschaf en exit strategie inregelen.

                          Voor jullie gemak heb ik GIBIT 'archivering' en exit strategie in een excerpt gezet. Je zult zien, staccato herkenbaar in de sheets op de leveranciersdag.

                          Gemeenten die hiermee experimenteren of hieraan (willen) werken worden van harte uitgenodigd hun ervaringen hier of bij de eerdere activiteit met elkaar te delen. Ook leveranciers die hiermee aan de slag zijn of willen kunnen reageren.  Een mail zenden naar andre.plat@kinggemeenten.nl mag natuurlijk ook .

                          • André Plat KING
                            André Plat KING 13 dagen geleden

                            Een vraagje voor Frans Smit, gebruiken jullie ook GIBIT? Sterke overeenkomst is dat in GIBIT ook samenhang tusssen beveiliging, privacy en archivering is gekozen. Zoals jij (Frans) en ik ook van mening zijn: een sterke 'driehoek' met een wenkend perspectief. En inderdaad Yvonne Welings, nog een boel aan te doen!

                            • Frans Smit
                              Frans Smit 12 dagen geleden

                              Zeker, de gemeente Almere gebruikt GIBIT.

                              Het  is best een succes te noemen dat "archivering" zo goed en geintegreerd met andere zaken als privacy en veiligheid erin terecht gekomen is. Een aantal mensen van de adviescommissie Archieven VNG is daar debet aan. Later heb ik nog met de samenstellers (door KING ingehuurd) twee keer prettig overlegd over de standaarden die ze in de nadere voorwaarden mochten/moesten opnemen. Al met al is GIBIT een waardevolle bijdrage en ik hoop dat veel, zo niet alle, gemeenten het gaan gebruiken. Echter, het is wel zo dat het abstractieniveau van GIBIT dusdanig is dat je nog wel eea als gemeente moet doen om eea precies in te vullen. De makers van GIBIT noemen dat gemeentelijke kwaliteitsnormen. Denk op ons vlak aan een vastgesteld proces- en informatiemodel, waardoor je de kaders hebt voor het kwaliteitssysteem en het metadataschema. En je kunt ook nog denken aan verdere eisen gebaseerd op ISO16175 voor applicatiefunctionaliteit en op OAIS voor te ondersteunen functionaliteiten.

                               

                              Nog wel een andere kanttekening: GIBIT gaat "slechts" over inkoop van ICT-middelen. Die heb je natiuurlijk nodig om te kunnen archiveren (en dan het liefst by design zoals Erik Saaman het definieert). Maar het "echte" werk tav opnemen, beheren, ebschikbaar stellen van archieven moet natuurlijk in de processen plaatsvinden. GIBIT is een waardevolle bouwsteen, zeg maar om de randvoorwaarden van de rechterkolom van het 9-vlak in te kunnen vullen op taktisch en operationeel niveau. 

                               

                              • André Plat KING
                                André Plat KING 12 dagen geleden

                                mooi aanvulling, dank Frans