Informatie 2020

Inloggen
Engels | Nederlands

Blijf op de hoogte

Niemand volgt dit.

Beeldkwaliteit huidige scanpraktijk bij gemeenten in o.a. postkamers en bij secretariaten voldoende voor vervanging?

    André Plat Archief 2020
    • iedereen (publiek zichtbaar)

    Beeldkwaliteit huidige scanpraktijk bij gemeenten in o.a. postkamers en bij secretariaten voldoende voor vervanging?

    Gestart door André Plat Archief 2020 167 dagen geleden Reacties (10)

    Op verzoek van enkele gemeenten, in gesprek met archiefinspectie/adviseurs digitalisering heeft Archief2020 mede in relatie tot de handreiking vervanging 2.0, versie december 2016 in het najaar een onderzoek laten doen naar de gangbare praktijk van scanning. Kernvraag is of de beeldkwaliteit voldoende (controleerbaar) is om originelen te vervangen. Indruk is dat dit voor geprint materiaal dat origineel helder en leesbaar is, ook voldoende beeldkwaliteit oplevert in de digitale kopie. Uit een beperkte steekproef bij enkele gemeenten blijkt evenwel dat het kennisnivo bij scan-operators, archiefinspecties, leveranciers installateurs van scanmachines (postkamers, mult-functionals in gebruik bij secretariaten voor bijvoorbeeld uitgaande post) niet op het peil is dat in de buurt komt van Metamorfoze (light of nog minder). De scanmachines zijn softwarematig onvoldoende toegerust en ingericht om beeldkwaliteit adequaat te kunnen monitoren. Het handelingsperspectief zou kunnen zinnen in kennisvermeerdering, betere scanners en software en wellicht bijzondere originelen anders te behandelen of hele 'batchen' van te vervangen archiefobjecten maar beter uit te besteden aan gespecialiseerde scanbedrijven, die dan wel door de opdrachtgever gecontroleerd (kunnen) worden. 

    Voor dit onderzoek, dat op verzoek van Archief2020 in gang is gezet vanuit enkele gemeenten is Hans van Dormolen aan de slag gegaan. Er is een vragenlijst opgesteld en er is een onderzoek in uitvoering bij enkele gemeenten. Als basis voor het artikel wordt verwezen naar twee eerder (elders) verschenen artikelen, te weten: zin en onzin over pixels per inch en een artikel over beeldkwaliteit, richtlijnen voor preservation imaging in relatie tot digitalisering in 'Informatieprofessional'. 

    Gemeenten die nog bestanden uit de eigen praktijk willen aanleveren voor het onderzoek, kunnen hiervoor contact opnemen met Hans Dormolen, Ook leveranciers of installateurs van scan-apparatuur kunnen zich melden. 

    Meedoen aan het onderzoek is ook akkoord gaan met de publicatie van de bevindingen en het handelingsperspectief in het vakblad OD, Overheidsdocumentatie, dit voorjaar. 

    Reacties

      • André Plat KING
        André Plat KING 20 dagen geleden

        Het artikel is gepubliceerd in OD,

        Conclusie 
        De uitkomst van mijn onderzoek is dat scannen voor vervanging door overheden nu nog een brug te ver is.

        Deze conclusie baseert de auteur Hans Dormolen op de volgende punten:

        1. Er wordt gebruik gemaakt van een onjuist werkproces.
        2. Er wordt gebruik gemaakt van apparatuur die ongeschikt is voor digitalisering conform richtlijnen voor informatiebehoud.
        3. Er is onvoldoende kennis aanwezig om te scannen voor vervanging.

        meer lezen: raadpleeg OD-Online, http://www.od-online.nl/artikel/od-mei-juni-2017/scannen-voor-vervanging. Of wacht nog een tijdje, dan zal ik het artikel 'uploaden'.

        • Jack Karelse
          Jack Karelse 20 dagen geleden

          spijkers op laag water zoeken?
          Ik denk dat dhr. Van Dormolen de lat hoger legt dan noodzakelijk. Inhoud, structuur en vorm moeten bewaard blijven, voor zo ver dit uit oogpunt van het werkproces noodzakelijk is. Als het dan gaat over een scanner die een A4 schuin door de scanner trekt waardoor er wel eens een streep te zien kan zijn dan ben je mij kwijt. Of denk ik dan te simpel?

          • Leon van oosterom
            Leon van oosterom 20 dagen geleden

            Ik heb het artikel gelezen en weet uit eigen ervaring hoe tal van gemeenten vervanging van archiefbescheiden hebben ingebed in hun dagelijkse processen.

            Kort gezegd komt de praktijk erop neer dat naar schatting meer dan 95% van alle gemeenten de Metamorfoze richtlijnen (welke dan ook) niet volgen. Een van de belangrijkste oorzaken daarvan is dat normale scanners, en zeker multifunctionals, niet volgens de Metamorfoze richtlijnen geijkt en gekalibreerd kunnen worden zoals de auteur ook aangeeft en de tweede belangrijke oorzaak is dat niet veel gemeenten een vakfotograaf op hun DIV afdeling in dienst hebben die de genoemde normen begrijpen.

            Het is mij echter veel te kort door de bocht om dan maar te stellen dat scannen voor vervanging door overheden nu nog een brug te ver is. De praktijk is dat het al gebeurt en over het algemeen ook op een dusdanige wijze dat een hoge mate van zekerheid verkregen wordt dat de aldus vervangen archiefbescheiden nu en in de toekomst prima te raadplegen zijn. De markt zou meer gebaat zijn met richtlijnen die aansluiten bij de praktijk en minder met richtlijnen die geschreven zijn voor de erfgoedsector.

            • Guido Dorssers
              Guido Dorssers 20 dagen geleden

              "Inhoud, structuur en vorm moeten bewaard blijven, voor zo ver dit uit oogpunt van het werkproces noodzakelijk is."

              De toevoeging 'voor zo ver dit uit oogpunt van het werkproces noodzakelijk is', kan ik niet relateren aan de wetgeving hieromtrent? 

              Artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 stelt in het eerste lid: "De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reprodukties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens".

              De toevoeging staat daar niet. En in het tweede lid is bepaald dat aangegeven moet worden hoe bij de vervanging is omgegaan met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed als ook hoe is omgegaan met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

              Daaruit valt te concluderen dat het gaat om het bewaren van inhoud, structuur en vorm moeten bewaard blijven vanuit alle relevante oogpunten. Dat is meer dan enkel het oogpunt van het werkproces.

              "Een van de belangrijkste oorzaken daarvan is dat normale scanners, en zeker multifunctionals, niet volgens de Metamorfoze richtlijnen geijkt en gekalibreerd kunnen worden"

              Dat is in mijn beleving en ervaring toch echt anders. Het probleem zit hem niet in de scanners. Veel, zo niet alle, normale scanners zijn best in het gareel te krijgen. De problemen zitten in de praktijk vooral enerzijds onvoldoende kennis bij diegenen die de omgeving inrichten. En anderzijds in software die geen ondersteuning biedt voor het insluiten van de kleurruimte en die ook nog eens allerhande dynamische aanpassingen verricht op je afbeelding waardoor je kleurruimte sowieso niet meer matched.

              Eigenlijk is de scanning die nodig is zo basaal dat het bijna absurd te noemen is dat het door software onmogelijk wordt gemaakt. Het is echt geen rocket science waar we het over hebben. Voor vervanging wil je gewoon een scan hebben 'as-is'. In het artikel wordt dat duidelijk geïllustreerd met de gegeven 'Voorbeelden informatieverlies door slechte tonale prestaties'.

              De ervaringen zijn dat de richtlijnen in de praktijk voor een groot deel best goed toepasbaar zouden zijn, mits systemen hiervoor standaard ondersteuning zouden bieden.

              • Leon van oosterom
                Leon van oosterom 19 dagen geleden

                Guido, de laatste regel in jouw reactie geeft het meest duidelijk het probleem aan "mits systemen hiervoor standaard ondersteuning zouden bieden". Nederland is voor leveranciers van scanners, multifunctionals en de aansturende software eenvoudigweg een te klein afzetgebied om gehoord te worden, dat blijkt al sinds de Metamorfoze richtlijnen voor het eerst verschenen. Zelfs leveranciers die hoog gespecialiseerde scanners produceren voor een beperkte afzetmarkt hebben moeite om te voldoen aan de kwaliteitseisen die voorkomen uit de Metamorfoze richtlijnen.

                Nu ben ik met jou van mening dat met standaard scanners en zelfs met de betere multifunctionals tegenwoordig zeer acceptabele scans te genereren zijn, die in alle opzichten voldoen aan wettelijke eisen. Tenminste als je het met me eens bent dat de Metamorfoze richtlijnen géén wettelijke eisen zijn. Mijn pleidooi is dan ook om niet te proberen de leveranciers van scanners en drivers te bewegen naar de Metamorfoze richtlijnen, maar te komen tot kwaliteitssystemen waar de integrale leesbaarheid en optische kwaliteit gemonitord en geborgd kunnen worden. Kortom ik pleit voor realiteitszin.

                gebruiksvriendelijkheid by design

                • Ad_van_Heijst
                  Ad_van_Heijst 19 dagen geleden

                  Leon, ik sluit me bij jou aan als dat mag, wat je pleidooi voor realiteitszin betreft. 

                  Het dagelijkse scannen van documenten door postkamers moet zo veel mogelijk worden vermeden: kies ervoor om klanten te vragen digitale kanalen te gebruiken, dan hoef je niet te scannen.

                  Gaat het om grote bestanden (verzamelingen tekeningen, vergunningen o.i.d.): stel dan vooraf eisen aan de scanning. Veel organisaties doen dat bij uitbesteding van deze werkzaamheden en zouden het dus ook voor zichzelf moeten doen. Niet alles hoeft op erfgoedkopiekwaliteit: daarin zijn zinvolle, wijze keuzes te maken. 

                  • Guido Dorssers
                    Guido Dorssers 17 dagen geleden

                    Scanning is leuk, scanning is hip. Maar moet je scannen inderdaad wel willen?

                    Je moet inderdaad niet werken aan het digitaliseren van je archiefbescheiden, maar werken aan het digitaliseren van je processen. Daar sluit ik mij bij aan.

                    Je hebt dan veel kleinere bestanden, waar je ook nog eens meer mee kunt. Een digital born PDF zit op bijvoorbeeld 100 kB en is volledig tekst doorzoekbaar. Een gescande PDF zit je op 2 à 3 MB en je hebt OCR nodig, die potentieel ook nog eens ergens een foutje heeft gemaakt.

                    Realiteitszin is zeker een must, ook daar sluit ik mij bij aan. En de Metamorfoze richtlijnen zijn inderdaad, zoals de naam al zegt, richtlijnen, geen wettelijke eisen. Overigens is het mijn inziens een gemiste kans dat er bij het vervallen van de machtiging geen concrete specificaties in de Archiefregeling zijn opgenomen, want daardoor blijven we in het vakgebied discussies houden wat een acceptabele wijze van scanning is.

                    Toegegeven dat er een aantal aspecten van de Metamorfoze richtlijnen zijn waar ik mij van afvraag hoe pragmatisch die toepasbaar zijn.

                    Waarom moet bijvoorbeeld een master per se in ongecomprimeerde TIFF of lossless JPEG2000 zijn? Ja, er is inderdaad technisch informatieverlies als je de lossy JPEG-comprimering. Je zult echter af moeten vragen tot waar het verlies acceptabel is. JPEG maximale afbeeldingkwaliteit is naar mijn mening zeker nog acceptabel. Het is in ieder geval vele malen beter dan keuze voor grijstinten of bitonaal. (Mocht je meer willen weten, zie ook het Archievenblad van Oktober 2009).

                    En rechtzetten? Ja, toegegeven moet worden dat roteren een negatief effect heeft op de afbeeldingskwaliteit en dus ook de scherpte. Je kunt dan de scherpteprestatie van scanner niet meer te achterhalen. Maar als je nu scherpteproef ook recht laat zetten, dan kun je naar mijn mening best een redelijk beeld krijgen van de scherpte van reproductie. Het is immers niet zo zeer de scherpte van de scanner die je wil weten, dat is een middel om tot het doel te komen. Het doel is dat je reproductie een acceptabele scherpte heeft.

                    De uitgangspunten zijn mij overigens niet onbekend. Daar ben ik zelf ook ooit mee begonnen. Maar in het kader van realiteitszin en pragmatische aanpak zijn we op een aantal punten versoepeld. Wil je kostentechnisch verantwoord kunnen scannen, dan heb je doorvoerscanners nodig en moet je dus wel kunnen rechtzetten. Je kunt niet ieder veld netjes recht op een flatbedscanner liggen. Zou mooi zijn, maar de reguliere poststukken zijn in de regel van een andere categorie dan museale stukken. Wat dat betreft, hoewel de onderliggende technieken gelijk kunnen zijn, moeten we inderdaad niet alles op erfgoedkopiekwaliteit willen doen.

                    Dat je een goede tonale prestatie moet hebben, welke je objectief beoordeeld, en waarbij de reproductie beschikt over een ingesloten kleurruimte, dat is een aspect waar ik het eens ben met de Metamorfoze richtlijnen. (Mocht je meer willen weten, zie ook het Archievenblad van Februari 2010). Alleen daarmee kun je komen komen tot kwaliteitssystemen waar de integrale leesbaarheid en optische kwaliteit objectief gemonitord en geborgd kunnen worden. 

                    Toegegeven, Nederland is voor leveranciers inderdaad een te klein afzetgebied om echt gehoord te worden. Maar op basis van hot-folders en een eenvoudig scriptje kan met zeer beperkt budget een goede basis worden gelegd; sterker nog als proof-of-concept hebben we dat in het verleden in onze regio al eens gedaan. Alleen als leveranciers dan gaan morren dat zij dan geen ondersteuning op de werking van hun configuratie meer leveren, terwijl in het uiterste noodgeval door het wisselen van de hot-folders eenvoudigweg de third-party software tijdelijk kan worden uitgeschakeld, tja,...

                    Het zit hem ook in 'waar een wil is, is een weg'.

                    • Leon van oosterom
                      Leon van oosterom 15 dagen geleden

                      A Guido, volgens mij zijn we het in grote lijnen wel eens. Ik ben altijd vóór dingen die ook in de praktijk werken.

                      • Roland Bisscheroux
                        Roland Bisscheroux 8 dagen geleden

                        Als initiator van het onderzoek door Hans van Dormolen geef ik graag mijn visie op het onderwerp vervanging.

                        Bovenstaande discussie is voor mij een bevestiging van de onderzoeksresultaten: een praktijk van collectief falen. We weten het technisch niet, de opdrachtgever wil voortgang, dus 'we kiezen een praktische oplossing' waarvan we eigenlijk weten dat die objectief gezien niet deugt.

                        Is het dan echt niet mogelijk om een verantwoord, hanteerbaar kwaliteitssysteem te bedenken voor vervanging bij een archiefvormer? Die vraag hebben Hans en ik ons gesteld enige jaren terug. De eerste vervangingstrajecten aan de hand van de Handreiking wezen uit dat vervanging in een kantooromgeving moeilijk controleerbaar is. Voor een objectieve beoordeling van de scankwaliteit is er maar één methode geschikt: controle van de scan van een testkaart met geschikte software. Alle andere methodes (visuele controle, Quality index) zijn aantoonbaar niet objectief! De eerste stap is erkennen dat we onbewust onbekwaam zijn als we denken dat een visuele controle kan garanderen dat alle informatie in de scan weergegeven wordt. Het menselijk oog is per definitie niet betrouwbaar. De Quality index is eveneens aantoonbaar niet objectief.

                        Als we bewust onbekwaam zijn is de vraag: hoe dan wel? Simpelweg verwijzen naar de Metamorfoze richtlijn die uitgaat van deze objectieve beoordeling volstaat niet. De terechte wedervraag is: hoe doe ik dat in de praktijk? Problemen te over: testkaart en software vergen een investering, de scansoftware doet 'onzichtbaar' allerhande omzettingen, de scanner kan niet ingesteld worden... Eerste stap is inzicht krijgen in de techniek van de scanner. Hoe is de scanner ingesteld? Wat doet de software? Welk bestand wordt opgeleverd en is het bestand valide? Bevat het bestand een ingesloten kleurruimte? Tweede stap is bedenken hoe testkaart en software (bijvoorbeeld Photoshop) ingezet kunnen worden in het scanproces. Hoe vaak worden de scanners getest en door wie? Hoe kan de standaard instelling aangepast worden? Wat moet de leverancier eventueel doen?

                        Voorwaarde voor het uitvoeren van de objectieve meting is dat het scanbestand ‘valide’ is, dat wil zeggen voldoet aan de norm die er voor staat. Een tweede basale eis is dat de scan een ‘ingesloten kleurruimte’ bevat. Bestanden zonder ingesloten kleurruimte kunnen niet beoordeeld worden op hun tonale prestatie qua belichting en contrast. Dit betekent dat er geen inzicht is in het verlies aan tekstuele informatie tijdens het scannen. Verder moet de software niet automatisch allerlei beeldverbeteringstechnieken uitvoeren, zoals bijvoorbeeld automatisch rechtzetten en contrastaanpassingen. Deze bewerkingen hebben namelijk een negatief effect op informatiebehoud. Hetzelfde geldt voor het automatisch omzetten of comprimeren (lossy in plaats van de gewenste lossless compressie) van het scanbestand waarbij eveneens informatie verloren gaat. En tot slot moet de scanapparatuur voldoende technische detailinformatie produceren met het oog op duurzaam beheer.

                        Bewust bekwaam zijn betekent dat we onze opdrachtgevers adviseren om scanners te kopen waarmee voldaan kan worden aan bovenstaande minimale eisen en waarmee een controleerbaar scanproces ingericht kan worden. Is dat op korte termijn realiseerbaar? Nee, maar wel een begin van een verantwoord vervangingsproces.

                        • Jack Karelse
                          Jack Karelse 7 dagen geleden

                          Roland de Groot, misschien hebben jullie gelijk en zal een deel van de scans die de afgelopen jaren gemaakt zijn en nog gemaakt worden de tand des tijds niet overleven. 
                          Zoals de bekende zanger zong 'De tijd zal ons leren wat wij nog niet weten'.
                          Ik ben niet zo pessimistisch.

                          Daarnaast wordt scannen een steeds kleiner onderdeel van het werk: meer en meer informatie komt digitaal binnen. Is het dan nog nuttig om zeer intensief met het scanproces bezig te zijn? Wel als het gaat om het achteraf scannen en vervangen van papieren bestanden en boeken. Minder als het gaat om de routinematige vervanging van papieren stukken, waarvan 80-90% voor vernietiging in aanmerking komt en waarvan een deel vaak ook digitaal binnenkomt of kan komen. 

                          Verder is het fijn om -met vele anderen- een diskwalificatie om de oren te krijgen en als onbekwaam te worden weggezet. Bedankt daarvoor.