Informatie 2020

Inloggen
Engels | Nederlands | Frans

Uitvoeringsdossiers standaard vernietigen?

    Yvonne Welings
    • iedereen (publiek zichtbaar)

    Inleiding

    In het laatste nummer van Onderzoek Uitgelicht van 6 (2017) nr. 1 wijdt Raymund Schütz een artikel aan de bureaucratie waar Joodse overlevenden na de Tweede Wereldoorlog in Amsterdam en Den Haag mee werden geconfronteerd inzake achterstallige erfpacht. Een paragraaf in zijn artikel trok mijn aandacht en dat heeft de titel: Vernietigde dossiers.   Hij stelt dat de morele kwestie beperkt bleef tot het bijvoegen van alle correspondentie aan de gemeentelijke zaakdossiers in die tijd zonder dat het echt tot een bevredigende oplossing kwam voor de benadeelde partij. En wanneer het dossier gesloten werd, het naar het archief verhuisde. Hij baseert zijn bevindingen onder andere op een onderzoek van Robin te Slaa, De houding van de gemeente Den Haag tegenover &n...Eerder werden in Amsterdam de erfpachtdossiers uitgezonderd van ver...

    Pivot echt nieuw?

    Raymond Schütz stelt wanneer de PIVOT methode 1992-2001 van het Rijk zou zijn gehanteerd op gemeentelijk beleid de voor dit onderzoek belangrijke uitvoeringsdossiers zouden zijn vernietigd. Maar is het echt zo dat bij gemeenten in die periode geen uitvoeringsdossiers op vernietiging zijn afgesteld. Ik denk aan het voorbeeld van de cliëntendossiers. Maar ook een voorganger van een voorganger van de huidige gemeentelijke selectielijst stond toe dat de bouwdossiers op vernietiging mochten worden afgesteld. Bij mijn weten heeft daar geen een gemeente gehoor aan gegeven, maar het geeft wel aan dat het geen ongewone praktijk is en was om uitvoeringsdossiers op vernietiging af te stellen.

    Check en balances

    De nieuwe selectielijst steekt ook in op vernietiging op uitvoeringsniveau. Privacybescherming speelt daarbij nu een belangrijkere rol dan voorheen. Veel documenten zijn digital born en vernietiging gebeurt niet meer analoog. In principe voor zo’n 80% van de processen kan dit onderdeel automatisch worden ingericht. Bij dit soort procedures horen check en balances. In de gemeentelijke praktijk met een benoemde archivaris is het sinds jaar en dag praktijk dat de archivaris moet instemmen met de beoogde vernietiging. Op rijksniveau is dat nooit praktijk geweest en het is mij niet bekend hoe de procedures bij gemeenten zonder archivaris, provincies en waterschappen zijn ingericht. Het zou aardig zijn om ervaringen op dit gebied te delen.

    En daar is nu een belangrijke check en balance bijgekomen, het Strategisch Informatie Overleg (SIO) waar vernietigingsvraagstukken het liefst met inbreng van een burger worden besproken. Met de vaststelling van de nieuwe selectielijst kan het SIO nu echt gaan functioneren. Mijn persoonlijke ervaringen met de bestaande SIO’s zijn tot op heden zeer positief. Ook daar is behoefte aan het delen van ervaringen, hoe werkt zo’n SIO in de praktijk en wat levert het aan meerwaarde op. Bij het vaststellen van de nieuwe gemeentelijke archiefverordening zijn daar vanuit de VNG wat handvaten meegegeven.

    Reacties

    Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
      • Yvonne Welings
        Yvonne Welings 15 dagen geleden

        Ad, omdat kleur steeds goedkoper wordt ben je wel beperkt in je keuze. Daarbij is de juiste schaal van de tekening bij het scannen van belang. Beide zaken kan je niet herstellen.

         

        • Ad_van_Heijst
          Ad_van_Heijst 16 dagen geleden

          Dat Etten-Leur de bouwvergunningen op microfilm heeft gezet hoeft geen beletsel te vormen om deze microfilms digitaal te maken. Dit is heel goed mogelijk. De meeste bureaus die zich specialiseren op het gebied van digitaliseren kunnen dit uitvoeren. Omdat veel handmatig werk al is gebeurd (uitpakken, uitvouwen tekeningen, uitvlakken e.d.) zijn de kosten beperkt. 

          • Yvonne Welings
            Yvonne Welings 18 dagen geleden

            Beste Ad, Wat zouden we toch zonder jouw jarenlange expertise moeten doen ? De gemeente Etten-Leur heeft destijds ook de bouwvergunningen 'vervangen' door microfiches, maar ervaart dat nu als jammer. Ik ken geen een andere gemeente die dat gedaan heeft. In mijn werkgebied van 12 gemeenten (2 x inwonersaantal provincie Zeeland) heeft niemand daarvoor geopteerd.

            Overigens vroeg ik me wel af toen ik het artikel van Raymond Schütz las wat er gebeurd zou zijn wanneer er geen sprake zou zijn van achterstallige archiefbewerking en sprake van tijdige archiefvernietiging. Mijn inschatting is dat de dossiers gewoon zouden zijn vernietigd.

            We krijgen een steeds grotere bemoeienis van de burger op dit soort processen. Een goed voorbeeld is dat bij de gemeente Amsterdam in 2016 toch per ongeluk erfpachtdossiers zijn vernietigd (link).  Ik heb  de bijdrage vooral geschreven om te benadrukken dat je de check en balances echt goed moet gaan inrichten. In een digitaal tijdperk verloopt vernietiging ofwel het ontoegankelijk maken van bestanden toch net wat anders.

             

             

            • Ad_van_Heijst
              Ad_van_Heijst 19 dagen geleden

              Dat bouwdossiers op vernietiging werden afgesteld, had een bijzonder reden. Het idee was dat dossiers die voor vernietiging in aanmerking kwamen, konden worden vervangen door microfilmkopieën. Zo konden na het verfilmen de bouwdossiers worden vernietigd en werd veel ruimte bespaard. Ik was destijds betrokken bij een vraag van de gemeente Amsterdam, die voor de keuze stond om speciaal voor de bouwdossiers een nieuwe archiefbewaarplaats te moeten bouwen en zocht naar een eenvoudiger oplossing. Overigens meen ik dat de bouwdossiers destijds -ik praat over de jaren tachtig- niet zijn vernietigd in Amsterdam. 

              Overigens zijn er in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming vrijstellingsbepalingen opgenomen voor archieven. 

            Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers