NA voorkeursformaten

    Pepijn Lucker

    Het e-Depot van het Nationaal Archief kan digitale informatie in allerlei vormen en in allerlei formaten ontvangen, duurzaam bewaren en beschikbaar stellen. Maar met het oog op digitale duurzaamheid heeft het Nationaal Archief wel een aantal voorkeuren voor formaten waarin zorgdragers informatie aanleveren. Het NA heeft een document opgesteld waarin die voorkeursformaten worden benoemd. Hiermee kunnen zorgdragers al bij de creatie van hun informatie rekening houden met duurzame toegankelijkheid.

    Context en aanleiding

    Het document Voorkeursformaten Nationaal Archief is een uitwerking van de preservation policy Nationaal Archief. De preservation policy beschrijft het overkoepelende preservationbeleid: de wijze waarop het Nationaal Archief de digitale informatie die zij beheert, authentiek en bruikbaar houdt.

     

    Over welk archief gaat het?

    Dit document gaat over overgebracht archief dat voor onbepaalde tijd moet worden bewaard, omdat hiervoor de zwaarste eisen gelden. Maar ook bij uitplaatsing is het raadzaam om rekening te houden met de voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Ze zijn niet alleen bruikbaar op het moment van uitplaatsing. Maar ook al bij de inrichting van processen en systemen. Er is immers niet altijd bij voorbaat duidelijk of informatie voor de kortere of langere termijn bewaard moet worden.

     

    Voor wie is het?

    Dit document is bedoeld om zorgdragers handvatten te geven waarmee zij al bij de inrichting van (zaak)systemen waarin digitaal archief gevormd wordt, rekening kunnen houden met de voorkeursformaten van het Nationaal Archief. Zij kunnen dan in een vroeg stadium keuzes maken in de duurzaamheid van overheidsinformatie. Zorgdragers kunnen dit document echter ook gebruiken bij reeds gevormd archief. Ze kunnen ermee vaststellen welke acties nodig zijn om de duurzaamheid van het archief te bevorderen, en hoe zij het archief goed kunnen overdragen naar het Nationaal Archief. Dit document is daarnaast bruikbaar voor andere archiefinstellingen dan het Nationaal Archief. Zij kunnen het gebruiken als referentie, of als input voor hun eigen beleid.

     

    Het document is te vinden op de website van het Nationaal Archief, via deze link. En ook via de optie ‘bestanden’ in het menu van deze Pleiogroep.

     

    Reacties

    Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
      • Pepijn Lucker
        Pepijn Lucker 131 dagen geleden

        Dag Mirjam,

        Dank voor je uitgebreide reactie! Fijn dat je het een interessant stuk vindt. Het document over voorkeursformaten van het Stadsarchief Amsterdam is mij (uiteraard, als voormalig werknemer daar ;-) bekend en het lijkt mij interessant om eens door te praten over de verschillende keuzes die zijn gemaakt.

        Wat betreft je vraag over digitale particuliere archieven kan ik je helaas niet heel veel verder helpen. Ons stuk voorkeursformaten is in eerste instantie gericht op zorgdragers, overheidsinstanties dus. Wij hebben over particulier archief (nog) geen beleid of richtlijnen opgesteld. Bij particuliere archieven kunnen we ons uiteraard niet beroepen op de archiefwet en op grond van die wet voorwaarden stellen. We kunnen wel aangeven hoe we het het liefste zouden willen. Verder hangt het af van wat er in het archief zit en hoe graag we het willen hebben. Maar te verwachten valt dat, wanneer we erg geïnteresseerd zijn in een bepaald archief, we het ook zullen accepteren wanneer er niet-gewenste bestandsformaten in zitten, en dat we dan - al dan niet samen met de aanleverende partij - gaan kijken of en hoe we het kunnen verbeteren.

        Groet, Pepijn

         

        • Mirjam Schaap
          Mirjam Schaap 135 dagen geleden

          Beste Pepijn,

          Met veel interesse gelezen! Wat mij fascineert is dat jullie in een aantal gevallen tot andere keuzes komen dan het Stadsarchief Amsterdam of bijv. de Library of Congress. Blijkbaar gaat het niet alleen (of: voornamelijk) om de duurzaamheid van een formaat, maar om de duurzaamheid van beleid, procedures en middelen (duurzame toegankelijkheid). Helemaal mee eens overigens; zonder duurzaam beleid en middelen om dat beleid uit te voeren, heeft duurzaam preserveren weinig zin. Een klein voorbeeld: zes jaar geleden heeft het Stadsarchief Amsterdam een particuliere organisatie geadviseerd om e-mail op te slaan als .pst, nu adviseren wij .msg (voorkeur) of .eml (acceptabel; in tegenstelling tot jullie dus). Het betreft hier natuurlijk de beleidsloze prehistorie van het digitaal archiveren lang voor er een lijst duurzame bestandsformaten was opgesteld, maar dit soort beleidswijzigingen moeten we natuurlijk niet (teveel) hebben. “Gelukkig” heeft de desbetreffende archiefvormer sindsdien niets met ons advies gedaan, en hebben wij ze nu kunnen aanraden e-mail (alleen die enkele te bewaren e-mails in godsnaam….) op te slaan als .msg.

          Zelf houd ik mij bezig met het ontsluiten van (steeds vaker digitale) particuliere archieven en hier hebben wij (net zoals in het papieren tijdperk overigens) te maken met het probleem: je weet over het algemeen van te voren niet wie waarmee in welke slechte en ongeordende staat komt aanzetten. De verhuisdoos met een omgekieperde bureaulade erin (of een stuk of 1000 bureaulades) bestaat helaas ook in de digitale situatie. Bij papier was dat al een probleem en bij digitaal is dat mijns inziens een nog groter probleem omdat digitaal archief (blijkbaar) niet heel erg uitnodigt om te worden geschoond en netjes in mapjes te worden opgeborgen. Bovendien kun je fysiek en mentaal niet 8 uur achter een computer zitten en oeverloos bestanden openen en in mappen slepen (wat we in feite bij papieren archief WEL doen). Een uitgelezen mogelijkheid om de manier van verwerven van particuliere archieven anders aan te gaan pakken. Samen met een stagiaire van de Reinwardt Academie ben ik begonnen met een pilot om particuliere archiefvormers (ruim) voor overdracht te gaan adviseren over hun archiefbeheer. Conclusies tot nu toe (het zal de meeste archivarissen niet verbazen) zijn onder andere het ontbreken van beleid (bij grotere organisaties), discontinuïteit van medewerkers/vrijwilligers (met name bij kleinere organisaties, geen overdracht van archief en werkzaamheden), het onderscheid dat wordt gemaakt tussen informatie en archief (archief wordt achteraf gevormd uit een min of meer ongeordende en over meerdere plaatsen verspreide informatiebrij). Hoe zorgen wij er nu voor dat onder gegeven omstandigheden deze organisaties toch over een aantal jaar een archief gaan overdragen dat enigszins van metadata ten aanzien van context, vorming, gebruikte soft- en hardware, gevoelige informatie en auteursrechten, is voorzien? Zodanig in ieder geval, dat wij het archief kunnen verwerken? De uitkomsten van dit onderzoek zullen wij publiceren op het Kennisplatform particuliere archieven.

          Ik ben natuurlijk ontzettend benieuwd wat de visie van het Nationaal Archief is op de overdracht en inname van particuliere archieven: hoe streng gaan jullie op aangeleverde bestandsformaten letten en hoe gaan jullie digitale particuliere archieven in overleg met de archiefvormer innemen in het digitale depot?

          Hartelijke groet,

          Mirjam

           

          mirjam.schaap@amsterdam.nl

        Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers